招投标质检报告是否需要包含抽样过程记录

在招投标活动中，质检报告是投标人证明产品质量符合采购要求的核心文件，其有效性直接影响投标结果。而抽样过程记录作为质检报告的“源头凭证”，记录了样本选取的全流程细节，却常被忽视。本文结合法律法规、检测逻辑及实际风险，系统分析招投标质检报告中包含抽样过程记录的必要性与实操要求。

招投标质检报告的核心价值定位

招投标的核心是“以质选商”，质检报告的作用是用客观数据印证“产品符合采购标准”。一份有效的报告需同时满足“检测方法合规”与“样本代表整体”——前者依赖实验室能力，后者则完全由抽样过程决定。若抽样不规范，即使检测结果达标，也无法证明整批产品的质量。

例如，某投标人提供“合格率100%”的报告，但样本取自“试生产批次”而非“量产批次”，或抽样数量仅1件（远低于行业标准的10件要求），这份报告就失去了“代表整批产品”的价值，无法被采购人认可。

因此，质检报告的价值不仅是“结果达标”，更是“通过规范过程证明结果可信”。抽样过程记录作为“过程规范”的直接证据，是报告有效性的基础支撑。

抽样过程记录的法律与规范依据

抽样过程记录的必要性源于明确的法律法规要求。《中华人民共和国产品质量法》第十九条规定：“检验机构应当按照有关标准、方法和程序进行检测，记录检测过程。”这里的“检测过程”包含抽样、样品处理等全流程，抽样记录是法定要求。

《检验检测机构资质认定管理办法》（总局令第163号）第二十四条进一步明确：“检验检测机构应当对检验检测过程进行记录，包括抽样记录、样品处理记录等，记录应当真实、准确、完整，具有可追溯性。”这意味着，抽样记录是检测机构的法定义务，也是质检报告的“法定附件”。

在招投标领域，《招标投标法实施条例》第三十二条要求投标人提供的证明材料“真实、准确、完整”，缺失抽样记录属于“材料不完整”，可能被认定为“虚假投标”。

抽样过程对质检结果有效性的决定性作用

抽样是“从整体中选部分代表”的过程，其规范性直接决定结果的可信度。比如按GB/T 2828.1《计数抽样检验程序》要求，若采购批次为1000件、AQL（接收质量限）为1.0，抽样数量应至少80件——若实际仅抽20件，即使全部合格，也无法推断整批产品不合格率低于1.0。

再比如，某建材项目要求“抽样地点为生产车间”，若检测机构从“仓库合格品区”取样，样本无法代表“正在生产的产品质量”，报告再达标也不符合采购要求。

抽样过程记录的核心作用，是将“抽样时间、地点、方法、数量”等信息固化，让采购人能“复现”抽样场景，验证样本的代表性。没有记录的抽样，相当于“没有源头的结论”，结果自然无法被信任。

缺失抽样过程记录的常见风险场景

缺失抽样记录的质检报告常引发三大风险：

一、“结果不被认可”——采购人无法判断样本是否符合要求，直接否决投标。

二、“事后追责”——若中标后产品不合格，投标人无法证明抽样合规，需承担违约责任。

三、“虚假投标”——若被认定“隐瞒关键信息”，可能被取消中标资格、罚款。

例如，某电子设备项目中，投标人因无抽样记录，无法证明“样本来自量产批次”，投标无效；另一起案例中，中标人交付的产品不合格，法院因检测机构未记录抽样地点，认定“报告无法证明样本代表性”，中标人需赔偿损失。

这些风险并非极端情况，而是招投标中的常见纠纷点。缺失抽样记录，本质是“用结果替代过程”，违背了“重证据、重程序”的原则。

采购人对抽样记录的审核关注点

采购人审核抽样记录时，重点关注四个维度：

一、“完整性”——是否包含抽样时间、地点、人员、方法、样本数量、封样标识等关键信息。

二、“合规性”——抽样方法是否符合采购文件规定的标准（如行业标准、企业标准）。

三、“代表性”——样本是否来自“投标产品的量产批次”“指定生产地点”。

四、“可追溯性”——记录是否有检测机构盖章、抽样人员签字，是否与质检报告编号关联。

例如，某食品项目要求“按GB/T 27404-2008《实验室质量控制规范 食品理化检测》抽样”，采购人会检查记录中的“抽样方法”是否标注该标准，样本数量是否符合“每批次≥5件”的要求；若抽样地点为“仓库”而非“生产车间”，记录则不符合要求。

第三方检测机构的抽样记录规范

第三方检测机构的抽样记录需符合《检验检测机构资质认定评审准则》要求，建立“抽样过程控制程序”。具体规范包括：

一、“现场填写”——抽样人员需在现场记录，不得事后补填。

二、“统一格式”——使用机构标准表格，避免手写混乱。

三、“信息关联”——记录标注质检报告编号，确保一一对应。

四、“留存归档”——记录保存至少5年，便于追溯。

例如，SGS、Intertek等机构的抽样记录采用电子表单，包含GPS定位（记录地点）、现场照片（记录场景）、双签字（抽样人员与投标人代表）等信息，确保记录真实可查。

投标人提供抽样记录的实操要点

投标人准备抽样记录时，需注意四个要点：

一、“主动索要”——委托检测时，明确要求检测机构提供完整记录，避免“报告与记录分离”。

二、“核对一致性”——检查记录中的“产品名称、规格、批次”是否与投标产品一致。

三、“附件提交”——将记录作为报告附件装订，防止丢失。

四、“备份留存”——保留电子与纸质版，便于补充材料。

若采购文件要求“抽样人员为检测机构授权人员”，需检查记录中的“抽样人员签名”是否与检测机构的“授权名单”一致；若要求“封样照片”，需让检测机构拍摄并附在记录中。

需注意：除非采购文件允许，否则建议优先选择第三方检测机构抽样——自行抽样的记录需严格符合标准，否则可能不被认可。