招投标质检报告办理时样品交接记录要求

在招投标质检报告办理流程中，样品交接记录是保障检测结果真实性、连接委托方与检测机构的核心文档，直接影响质检报告的有效性与招投标项目的合规性。作为检测流程的“第一关”，样品交接记录需通过规范的要素、清晰的描述与可追溯的管理，为后续检测及争议解决提供关键依据。

样品交接记录的核心构成要素

样品交接记录需涵盖三类不可缺失的信息：

一、主体信息，包括委托方（投标人）全称、统一社会信用代码、联系人及联系方式，检测机构名称、实验室编号、经办人信息，确保责任主体可明确。

二、样品基础信息，需与委托单1:1对应，包括样品名称（如“XX牌PVC给水管”）、规格型号（如“DN20×2.0mm”）、数量（如“5根，每根4米”）、生产批号（如“20240401”）、委托编号（如“WT20240520-008”），避免样品混淆。

三、交接场景信息，明确交接时间（精确到分钟，如“2024年5月20日10:30”）、地点（如“检测机构样品接收大厅”）、经办人签名，作为责任划分的时间与空间依据。

例如，若委托方名称简写为“XX建材”而非全称“XX建材科技有限公司”，后续质检报告可能因主体信息不符被评标委员会质疑；若样品数量仅写“5根”未标注“每根4米”，可能因实际数量与委托要求不一致引发争议。

样品标识的唯一性与全流程追溯要求

样品标识的核心目标是“避免混淆”，需满足“唯一性”与“全检测周期可追溯”。标识内容应包含检测机构分配的唯一编号（如“YP20240520-008-01”，其中“YP”代表样品，“20240520”为日期，“008”为委托编号，“01”为该委托下第1个样品）、委托方简称（如“XX建材”）、样品名称（如“PVC给水管”）。标识方式需适配样品特性：固体样品用防水标签贴于显眼处，易碎样品（如玻璃制品）用防刮标签，电子样品（如数据光盘）用数字编号命名文件，液体样品用缠缚式标签固定于容器上。

标识需在检测全流程（接收、存储、检测、留样）保持清晰。若标识脱落，需立即重新粘贴并备注“原标签脱落，重新标识为YP20240520-008-01，与原样品信息一致”，确保后续追溯时能对应到原始样品。

样品状态的核查与详细描述要求

样品状态直接决定检测结果的可靠性，接收方需对样品进行“全维度核查”并记录细节。核查内容包括：外观状态（是否变形、破损、锈蚀，如“PVC管表面有2处直径3mm的划痕”）、数量一致性（是否与委托单一致，如“委托10根，实际接收9根，缺少1根DN20管”）、包装完整性（是否泄漏、受潮，如“食品包装袋无破口，但表面有少量水迹”）、特殊状态（如易变质样品的保质期“截止2024年12月31日”、冷冻样品的温度“接收时箱内温度-18℃”）。

记录需避免模糊表述，例如不能写“包装破损”，而应写“包装为牛皮纸袋，袋底有3cm长的裂缝，内部样品未受潮”；不能写“食品过期”，而应写“食品保质期至2024年5月15日，接收日期2024年5月20日，已超期5天”。若状态异常，需当场告知委托方并备注“委托方确认样品超期，仍要求检测，责任自负”，避免后续争议。

交接双方的责任确认与签名规范

样品交接记录需明确双方责任边界：委托方需保证样品真实（与投标产品一致）、完整（无缺失）、符合检测标准（如建材样品需满足GB/T 10002.1-2006要求）；检测机构需如实记录样品状态，仅接收可检测的样品（如拒绝接收破损严重的玻璃仪器）。

双方经办人需“亲笔签名”（或符合《电子签名法》的电子签名），不得代签。签名需清晰可辨，如有条件可加盖公章或业务专用章（如检测机构盖“样品接收章”，委托方盖“投标项目章”），强化记录的法律效力。例如，若委托方经办人让同事代签，后续出现样品真实性争议时，代签人无法承担责任，可能导致委托方败诉。

特殊样品的针对性记录要求

不同类型样品需适配个性化记录：

1.易碎样品（如陶瓷瓷砖）：记录包装方式（“泡沫板包裹+硬纸箱”）、运输单号（“中通快递789012345”）、破损情况（“1片瓷砖边角有2cm缺角，其余9片完好”）。

2.易变质样品（如乳制品）：记录保质期（“2024年6月10日”）、储存温度（“接收时冷藏柜温度4℃”）、运输温度（“快递单显示全程温度2-8℃”）。

3.涉密样品（如军工电子元件）：记录保密等级（“秘密级”）、交接措施（“双人在场，密封于密码箱”）、存储地点（“保密柜BMG2024-010”）。

4.电子样品（如软件安装包）：记录存储介质（“64GB U盘”）、文件格式（“.exe”）、病毒检测结果（“无病毒”）。

例如，若乳制品未记录运输温度，后续检测出微生物超标时，委托方可能质疑是运输环节温度失控导致，检测机构无法通过交接记录自证清白。

样品交接记录的填写与保存要求

记录填写需遵循“及时、完整、准确、可修改”原则：

一、及时填写，交接完成后10分钟内完成记录，不得事后补填（如隔日报填可能遗漏“样品表面有水迹”等细节）。

二、完整填写，不得漏项（如委托编号、经办人签名必须填）。

三、准确填写，内容与实际一致（如不能将“样品缺1件”写为“样品齐全”）。

四、规范修改，若填错需用横线划掉错误内容，旁边写正确信息并签名（如“原写‘数量10件’改为‘9件’，经办人：李四”），不得涂改或覆盖。

记录保存需与检测报告同周期，至少保存5年（招投标项目需保存至项目结束后2年）。纸质记录需归档至检测项目卷宗，电子记录需备份至2台服务器（防止数据丢失）。当招投标项目需核查时，需能在10分钟内调出记录，证明样品的来源、状态与交接过程合规。