京东质检报告样品寄送地址确认函模板

京东质检报告样品寄送地址确认函是商家对接京东质检流程的核心文档，旨在明确样品寄送的准确信息，避免因地址、联系人等错误导致质检延误、样品丢失，确保产品合规入驻或更新流程顺畅。本文围绕该确认函的模板设计、要素要点及填写规范展开，为商家提供可落地的实操指南。

确认函的核心功能定位

京东质检是商家产品进入京东平台的必要环节，要求商家寄送样品至指定质检机构或京东自有实验室。然而，部分商家因未确认准确地址，常出现样品寄错至旧地址、联系人离职导致联系中断等问题，轻则延误3-5天质检周期，重则样品丢失需重新寄样，影响产品上架效率。

确认函的核心价值在于通过书面形式固定双方确认的信息，成为商家与京东间的“信息契约”。一方面，商家可通过确认函核对京东提供的最新地址，避免依赖旧文档；另一方面，京东可通过确认函快速关联商家与样品，减少信息核对时间。

例如，某服装商家曾因未使用确认函，将样品寄至京东去年的质检地址，导致样品滞留3天，最终错过促销活动报名时间。而使用确认函后，商家需与京东确认最新地址并签署，此类问题发生率下降90%。

因此，确认函并非形式化文档，而是解决质检寄样痛点的关键工具，直接影响质检流程的效率与结果。

确认函的必备要素说明

一份有效的确认函需包含6大核心要素：商家基础信息、样品详细信息、京东质检地址、确认声明、签署信息、附件（如有）。这些要素缺一不可，共同构成完整的信息链。

商家基础信息包括商家名称、京东商家ID、对接联系人姓名、联系电话、电子邮箱。其中，商家ID是京东系统识别商家的唯一标识，若填写错误，京东无法将样品与商家关联；联系电话需填写可24小时接通的手机，避免样品到达后无法通知商家。

样品详细信息需涵盖样品名称、SKU编码、数量、规格型号、产品批次。SKU编码是样品的“身份证”，需与京东后台产品SKU完全一致，否则质检报告无法对应至具体产品；数量需符合京东质检要求（如常规产品需寄2件，特殊产品需寄3件），少寄会导致质检无法完成，多寄则增加商家成本。

京东质检地址需包含详细街道地址、楼层/房间号、质检机构名称、对接联系人、联系电话、邮编。地址必须是京东官方提供的最新信息，若商家自行修改，样品极可能被退回或丢失；邮编虽非强制，但能提高快递分拣效率，减少中转时间。

确认声明是确认函的法律核心，需明确“商家确认上述地址及样品信息准确，若因信息错误导致的质检问题由商家承担责任”，确保双方权责清晰。

签署信息需商家加盖公章（与营业执照名称一致）及填写签署日期，京东侧通常需质检部门或对接人签字确认，确保文档的有效性。

标准模板的框架结构拆解

京东质检报告样品寄送地址确认函的标准框架分为四部分：标题、正文信息栏、确认声明、签署栏，结构清晰且符合商务文档规范。

标题部分需明确文档主题，通常为“京东质检报告样品寄送地址确认函”，避免使用“寄样地址确认”等模糊表述，确保商家与京东双方快速识别文档用途。

正文信息栏是核心部分，分为“商家信息”“样品信息”“京东质检地址”三个子栏。商家信息栏需列示商家名称、ID、联系人、电话、邮箱；样品信息栏需填样品名称、SKU、数量、规格；京东质检地址栏需完整填写京东提供的地址、联系人、电话、邮编。

确认声明部分需用简洁语句明确双方责任，例如：“本商家确认上述寄送地址、样品信息及联系人准确无误，若因信息错误导致样品延误、丢失或质检结果异常，由本商家自行承担责任。京东确认上述地址为当前有效质检地址，若地址变更将及时通知商家。”

签署栏分为商家侧与京东侧：商家侧需加盖公章、填写签署日期及对接人姓名；京东侧需由质检部门或对接人签字、填写接收日期，部分情况下京东会在收到确认函后返回签署版，确保双方信息一致。

部分模板会增加“备注栏”，用于填写特殊要求，例如“样品需冷藏运输”“请优先检测某规格”等，帮助京东质检部门提前准备。

商家信息栏的填写规范

商家信息栏是京东识别商家的关键，填写错误会导致样品无法关联至对应商家，需严格遵循以下规范：

商家名称需与营业执照、京东商家后台的“企业名称”完全一致，不得使用简称或别名，例如“北京XX科技有限公司”不能简写为“XX科技”，避免京东系统无法匹配。

商家ID需从京东商家后台“我的店铺-店铺信息”中复制，通常为8-12位数字，例如“12345678”，不得手动输入或修改，防止ID错误导致样品归属混乱。

联系人需填写负责质检对接的专人，避免填写前台、行政等非对接人员，确保京东在需要沟通时能快速联系到负责人；联系电话需填写可接通的手机（优先）及固定电话，若手机关机，固定电话可作为补充；电子邮箱需填写企业邮箱或对接人的常用邮箱，用于接收质检进度通知。

例如，某商家曾因联系人填写为离职员工，导致京东无法通知样品问题，最终样品积压1周，影响产品上架。因此，商家需定期更新联系人信息，确保准确性。

样品信息栏的填写技巧

样品信息栏直接关联质检结果，填写错误会导致质检报告无效，需注意以下要点：

样品名称需与京东后台“产品管理”中的“商品名称”一致，例如“XX品牌纯棉T恤（白色L码）”，不得使用“T恤”等模糊名称，确保质检机构明确检测对象。

SKU编码需与后台产品的SKU完全一致，每个SKU对应一个具体产品规格，例如“123456-01”对应白色L码T恤，若填写错误，质检报告将无法关联至正确产品。

样品数量需符合京东质检要求，通常为2-3件（部分特殊产品如电器需1件），填写前需核对京东质检通知中的数量要求，避免多寄或少寄：多寄会增加商家成本，少寄则需重新补样，延误流程。

规格需详细填写产品的关键参数，例如服装的尺寸（L码，175/92A）、电器的功率（220V/100W）、食品的净含量（500g/袋），帮助质检机构快速了解样品属性，针对性开展检测。

质检地址栏的填写注意事项

质检地址是样品的最终目的地，填写错误是最常见的问题，需严格遵循以下要求：

地址需使用京东官方提供的最新地址，可从京东商家后台“质检管理”模块下载，或联系京东运营对接人获取，不得使用旧地址或非官方地址。例如，京东某质检中心从“北京市朝阳区XX路1号”搬迁至“北京市海淀区XX路2号”，若商家仍使用旧地址，样品将无法送达。

地址需详细至门牌号，例如“北京市海淀区XX路2号京东质检中心3楼305室”，避免填写“北京市海淀区XX路京东质检中心”，否则快递可能投递至附近网点，导致延误。

联系人需填写京东质检部门的指定对接人，例如“京东质检中心-李敏”，不得填写非对接人员；联系电话需填写京东提供的官方电话，例如“010-12345678”，避免因私人电话变更导致无法联系。

邮编需填写对应地区的准确邮编，例如北京市海淀区的邮编为100080，准确的邮编可帮助快递企业快速分拣，减少中转时间。

确认声明与签署栏的要求

确认声明是确认函的法律核心，需明确双方权责，避免后续纠纷：

声明内容需包含“信息准确承诺”与“责任承担”两部分，例如：“本商家确认上述寄送地址、样品信息及联系人均准确有效，若因信息错误导致样品延误、丢失或质检结果不符，本商家愿意承担全部责任。京东确认上述地址为当前有效的质检接收地址，如有变更将在3个工作日内通知商家。”

签署栏需商家加盖公章，公章需与营业执照名称一致，不得使用合同章、财务章或部门章，否则确认函无效。签署日期需填写确认函的当天日期，避免填写未来或过去的日期。

京东侧的签署通常为质检部门或对接人签字，部分情况下京东会在收到确认函后通过邮件返回签署版，商家需保存好签署后的确认函，作为后续纠纷的证据。

若商家为个体工商户，需由经营者签字并按手印，替代公章的效力；若为分公司，需加盖分公司公章并由负责人签字。

常见填写错误及规避方法

商家在填写确认函时，常出现以下错误，需提前规避：

1、商家ID填写错误：部分商家手动输入ID，导致数字错误。规避方法：从商家后台“我的店铺”复制ID，粘贴至确认函，避免手动输入。

2、样品SKU填错：部分商家将多个SKU合并填写，导致质检报告无法对应。规避方法：每个样品对应一个SKU，分开填写，若需寄多个SKU，可增加样品信息栏的行数。

3、质检地址用旧地址：部分商家未及时更新地址，导致样品寄错。规避方法：每次寄样前，联系京东运营或从后台获取最新地址，确认无误后填写。

4、联系人电话填错：部分商家填写的电话已停机或无法接通。规避方法：填写后拨打该电话验证，确保能联系到对接人。

5、未加盖公章：部分商家忘记盖章，导致确认函无效。规避方法：签署前检查确认函的签署部分，确保公章已盖、日期已填。

6、样品数量不符：部分商家多寄或少寄样品，导致质检无法进行。规避方法：核对京东质检通知中的数量要求，填写时再次确认。