检测报告存档要求在CNAS认证资质中的规定

检测报告存档是CNAS（中国合格评定国家认可委员会）认证中实验室结果追溯与合规管理的核心环节。CNAS通过《检测和校准实验室能力认可准则》（CNAS-CL01:2018/ISO/IEC 17025:2017）及相关应用说明对存档范围、介质、期限、管理提出明确要求，直接影响实验室认可资质维持与客户信任。本文结合CNAS准则条款，详细解析检测报告存档的具体规定。

CNAS对检测报告存档基本准则要求

CNAS-CL01:2018的5.10..9条款明确“实验室应保存报告或证书副本（含修改后的副本），保存期限需符合客户、自身及法规要求”。

7.5.5条款补充存档信息“需足够详细以追溯结果有效性”。简言之“存档不仅是保存报告，更要关联实验过程记录确保结果可复现”，是CNAS评审的核心要点。

检测报告存档内容范围规定

CNAS要求存档覆盖“报告全生命周期”关键信息包括五类：

1、报告正本/副本（含编号、客户、检测项目、标准、结果等核心要素）；原始记录（采样记录、仪器操作数据等“源头证据”）；报告修改记录（变更申请、审批表）；沟通记录客户疑问回复；支持性文件（标准物质证书、仪器校准报告）。

需遵循“一一对应”原则例如食品检测报告必须关联采样时间、培养箱校准日志任何结果疑问都能追溯至具体环节这是CNAS核查重点。

存档介质类型及合规要求

CNAS允许纸质电子介质存档，但需满足“完整性、防篡改、可读取”原则。纸质介质需防火防潮防虫（用带锁档案柜存通风处）；电子介质需符合7.5.5.2条款“防止未经授权修改”要求。

电子存档额外要求用PDF/A等不可修改格式；用数字证书电子签名（符合《电子签名法》）避免过时格式（如早期Word转PDF）确保电子记录与纸质同效。

存档期限确定与执行

CNAS未强制统一期限但要求“客户、法规、自身”三方协同：法规优先（如《食品安全法》要求食品报告存至保质期后6个月无保质期则2年；《药品管理法》要求药品报告存5年以上）客户要求若指定10年需满足；自身需要无要求时设3-5年（如环境检测3年建材5年期限从报告发出日起算修改后报告同原期限。

存档管理关键控制环节

CNAS强调存档“可管理可控制”要点专人负责（指定档案管理员）分类归档（按年份领域编号）借阅审批（填申请表经负责人批电子存需记访问日志）销毁管理（期满审批后纸质粉碎电子彻底删除）。

电子存档额外合规要求

电子存档需“审计追踪”记录修改操作；备份本地+异地云存储；每两年验证可读性（如PDF/A是否能打开）；用第三方CA数字证书确保签名有效（不可伪造篡改）这是数字化实验室的合规核心。

存档检索与可追溯性

CNAS要求存档“可快速查可追溯”需建索引（按报告编号客户项目分类）确保3分钟找到目标；追溯链条从报告结果反向找原始记录（如报告COD结果5mg/L能追采样pH值仪器校准日期实验人员操作记录）这直接体现实验室管理水平。