实验室人员培训记录的保存期限符合CNAS认证资质

实验室人员培训记录是CNAS（中国合格评定国家认可委员会）认证中“人员能力保证”的核心证据，直接关系到实验室认可资质的维持与检测结果的溯源性。正确理解并执行CNAS对培训记录的保存要求，是实验室规避审核风险、证明人员能力持续性的关键环节。

CNAS对实验室培训记录的核心要求

CNAS-CL01:2018《检测和校准实验室能力认可准则》6.2.2条款明确：“实验室应保留所有员工的教育、培训、技能和经验的记录”，且记录需“随时可查”。这一要求的本质是“能力溯源”——当客户质疑检测结果或审核员验证人员资质时，培训记录需能直接证明“该人员在当时具备相应能力”。例如，若2023年某检测报告被质疑，审核员会要求提供操作人员2022年的培训记录，验证其是否掌握该项目的操作技能。

培训记录保存期限的CNAS具体规定

CNAS未设定“固定保存年限”，但通过准则逻辑可推导清晰要求：培训记录的保存期限需覆盖“两个周期”——一是人员在实验室的任职周期，二是人员参与的检测/校准活动的记录保存周期（CNAS-CL01:2018 5.10.5要求，检测记录至少保存6年）。例如，某人员2020年入职、2025年离职，其2021年参与的检测项目记录需保存至2027年（2021+6），因此该人员2021年的培训记录需至少保存至2027年（离职后2年）。

对医学实验室（CNAS-CL52:2014《医学实验室质量和能力认可准则》），因医疗记录需长期保存（通常15年），培训记录需延长至人员离职后10年，以匹配医疗结果的溯源需求。

不同类型培训记录的保存期限差异

实验室培训需根据“目的与关联活动的生命周期”分类管理：

1、入职培训（基础能力验证）：记录需保存至人员离职后6年（与检测记录周期一致）。

2、岗位技能培训（如新产品、新方法引入）：保存至该方法/产品不再使用后6年。

3、资质认证培训（如内审员、校准员）：保存至证书有效期结束后6年（例如内审员证书有效期3年，记录需保存9年）。

4、继续教育（年度复训、法规更新）：保存至人员离职后6年。

以“新方法培训”为例：实验室2022年引入GB/T 19001-2016检测方法，2028年停止使用该方法，那么2022年的培训记录需保存至2028+6=2034年，确保若2030年有客户质疑2025年的检测结果，仍可追溯到当时人员的方法培训情况。

培训记录保存的合规要点

完整性是培训记录的“基础门槛”。CNAS审核中，“记录缺失关键信息”是高频不符合项，需确保记录包含：培训名称、时间、地点、内容大纲、讲师资质（如讲师的学历/职称/行业经验证明）、参与人员签名、考核方式（理论考试/实操评价）、考核结果（分数/等级/评语）。例如，“原子吸收光谱仪操作培训”的记录，需附讲师的《仪器操作资格证》复印件、学员的实操评分表，而非仅保存签到表。

电子记录需满足CNAS-CL01:2018 5.10.6的要求：

1、不可篡改性：使用带时间戳的电子签名或加密系统，确保记录生成后无法修改。

2、可追溯性：若需调整记录，需标注修改人、时间及原因（保留修改痕迹）。

3、备份与恢复：按照“3-2-1备份原则”（3份副本、2种介质、1份异地），将电子记录同步备份至公司云盘、外接硬盘及异地分实验室服务器，防止数据丢失。

检索便利性是“隐性但关键”的要求。实验室需建立“培训记录索引系统”，通过“人员姓名、培训日期、培训类型”三个维度快速检索。例如，用Excel台账记录“张三-2023年3月-原子吸收培训-记录编号TR-2023-03-05”，并将电子记录按编号分类存储在专用文件夹中，确保审核员能在5分钟内找到目标记录。

常见误区及规避方法

误区一：“人员离职后，培训记录即可销毁”。部分实验室认为，人员离开后不再参与检测活动，记录无保留必要。但CNAS要求“追溯人员能力”需覆盖其参与的所有活动，若检测记录仍在保存期（如离职后3年），培训记录需同步保留。规避方法：建立“人员-检测项目-记录期限”关联表，离职时标注该人员参与的最后一个检测项目的记录到期时间，培训记录保留至该时间。

误区二：“电子记录存电脑就行，不用备份”。某实验室曾因电脑硬盘损坏，丢失2019-2021年的培训记录，审核时被判“不符合项”，需重新组织员工补做培训（耗时耗力）。规避方法：每月将电子记录同步备份至3个位置（云盘、外接硬盘、异地服务器），并定期验证备份的可恢复性。

误区三：“只保存培训签到表，没有考核结果”。CNAS强调“培训效果验证”，仅签到无法证明人员掌握了技能。某实验室因“仅保存签到表，无实操考核记录”被要求整改。规避方法：设计标准化的《培训效果评价表》，包含理论考试分数（占40%）、实操评分（占60%）、讲师评语三个部分，确保记录能“闭环证明人员能力”。